不動産会社様は契約関連書類や広告関連書類、写真や間取り図と、
多くのファイルを社内で管理されているかと思います。
これらを社員の方個々人のパソコンに保存している場合、
例えばその方がお休みの場合等にファイルを取り出すことができません。
そういったことを回避するために、
ファイル共有用のパソコンを購入し、
そこへLANでアクセスしてファイルを共有している不動産会社様もあります。
また、賃貸管理ソフト等を導入し、
ソフト内でファイルを管理されているケースもあるかと思います。
ただ、この場合もファイル共有用のPCに接続できないとう問題が発生したり、
ソフトの購入や維持に結構なコストがかかったりします。
当社がおすすめしたいのは、クラウド上でファイルを管理する「Dropbox」というサービスです。
Dropboxの特徴
特徴①：ファイルやフォルダごとに権限を分けられる
権限をファイルごとやフォルダごとに付与することができますので、 たとえばすべての社員がアクセスできるフォルダ、 店長と役員しかアクセス出来ないフォルダというように分けることができます。
特徴②：２GBまでなら無料
２GBという容量制限をネックに感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、
1GBは約100万KBです。
だいたいPDFファイル1ページが20KBくらいですので、
2GBでも10万ページくらい保存できます。
もちろん、有料となりますが容量を増やすこともできます。
https://www.dropbox.com/ja/plans
特徴③：クラウドですから外出先からもアクセス可能です。
ネットにつながるパソコンや、
スマートフォンから外出先からアクセス可能です。
例えば、社員の方が物件の写真を撮影し、
写真をスマホからDropboxの「●●マンション」＞「写真」フォルダへアップ。
社内スタッフがDropboxの「●●マンション」＞「写真」フォルダへアクセスし、
ポータルサイトへ掲載というようなことができます。
Dropboxでできないこと
①Dropbox内でファイルの作成ができない
Dropboxはあくまでファイル共有を主目的とするサービスですので、
ファイルの作成はできません。
②読み取り専用権限では他のユーザーを招待できない
ファイルやフォルダの読み取り専用権限した付与されていないユーザーは、
当該ファイルやフォルダに他のユーザーを招待できません。
③他のユーザーが削除したファイルやフォルダを閲覧できない
他のユーザーが作成したファイルやフォルダで、当該ファイル（フォルダ）を削除した場合、
読み取り権限を有していても見ることはできません。
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